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名刺を電子化することで、会社の営業資産となる

名刺を個人管理にすることはお勧めできません

皆さんは1年間にどれくらい名刺を印刷するでしょうか?
100枚の方もいれば、1000枚以上印刷する人もいます。そして、その数に近いくらい名刺を入手するかと思います。
その名刺を会社で管理していますか?
個人に委ねていないでしょうか?
数が少なければエクセルで管理してもいいかと思いますが、数が多くなればITツールが必要となります。
今はスキャナーで名刺をスキャンすれば名刺をデータ化できますので管理もしやすいかと思います。

名刺を電子化するには運用ルールが必要

名刺を闇雲にデータ化をしても、後々で管理がしずらい状態になる場合もあります。
そのため、名刺を電子化するにあたり運用ルールをお決めください。

入力ルールの大切さ

特に大切なことは入力ルールです。
それは、データの検索や利活用するときにやりづらく、労力がかかるからです。
ただ、読めればいい訳ではありません。

例えば、名古屋市の場合、本来正しいデータは愛知県名古屋市です。
しかし、名刺には愛知県を記載している会社はあまりありません。データには愛知県の表記も加えてください。
その他には町名や番地などの表記や住所や建物名をどこで区切るかも取り決めをしてほしいところです。

名刺はランク付けをして、カルテ化すること

例えば、展示会など名刺を入手したときに、いますぐ商談できそうな見込み客、将来に商談をできるよう努力したい見込み客、まったく商談とは無縁な相手など仕分けできると思います。このように名刺をランク別に定義することが大切です。
そして、名刺交換時に話を聞いた営業情報をカルテとして情報化することで、今後の営業活動に役立てることになります。
名刺の電子化は住所や電話番号などの連絡先情報をデータ化するのですが、そこは最初の一歩となり、営業資産として活用することが大切です。

名刺の原本はどうするか

名刺をスキャンするとゴミ箱に捨てるという方もいるかもしれません。
ペーパーレスという面ではいいかもしれませんが、原本は保管をすることをお薦めします。
何らかの原因でデータを消去することなど不測の事態も起こりうるかもしれません。

また、名刺には連絡先情報以外の情報を手に取って見てみたいというときもあるかもしれません。
その時に名刺の原本管理がしっかりできていないと探すときに無駄な時間がかかります。
お勧めはデジタルデータと名刺原本を紐付けできるように管理してもらうと良いかと思います。

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